Projekt „Podziel kwadrat” – partycypacja w praktyce.

przez INSPIRO

Joanna Karolina Zdebska-Schmidt

Dom Kultury „INSPIRO” to najprawdopodobniej¹ jedyna w Polsce samorządowa instytucja kultury prowadzona przez stowarzyszenie. Mieści się w Podłężu, niedaleko Krakowa. Nie jest chyba nadużyciem stwierdzenie, że nie przypomina wyłaniającego się z licznych raportów „szablonowego” domu kultury, z nieśmiertelnymi paprotkami i lamperiami². Poza otwartością, energią i życzliwością prowadzących to miejsce osób, od niedawna świadczy też o tym odmieniona przestrzeń. I właśnie o tej przestrzeni a dokładniej sposobie w jaki została zaprojektowana, opowiada niniejszy rozdział.

1. Opis projektu – koncepcja, cele, rezultaty, interesariusze

„Podziel kwadrat” to projekt przygotowany i opracowany  przez Stowarzyszenie INSPIRO, obejmujący konkurs na aranżację wnętrza Domu Kultury oraz warsztaty na których spotkali się projektanci i lokalna społeczność – a więc osoby nie tylko najbardziej zainteresowane zmianą ale też najlepiej zorientowane w tym co zmiany wymaga.

Projekt zrodził się z potrzeby. Był niejako naturalną konsekwencją podejmowanych działań, sposobu myślenia i założeń jakie od 2009 roku urzeczywistnia Stowarzyszenie INSPIRO prowadząc gminny Dom Kultury. Kluczowa w procesie krystalizowania się koncepcji projektu „Podziel kwadrat” była idea otwartości, tworzenia wspólnej – nie tylko fizycznie – przestrzeni do spotkania, dialogu, zabawy i nauki. Stąd naturalnym partnerem czy wręcz współtwórcą w projekcie stała się społeczność: zarówno uczestnicy zajęć (w równym stopniu dzieci i osoby dorosłe) jak i organizator (Urząd Gminy Niepołomice), okoliczni mieszkańcy, zainteresowani projektem animatorzy kultury. Na podjęcie realizacji projektu złożyły się również: niefunkcjonalność przestrzeni w jej ówczesnym kształcie³, zły stan techniczny budynku oraz rosnąca liczba uczestników proponowanych zajęć (wówczas było to 350 osób tygodniowo). Wyczerpały się też możliwości prowadzonych na bieżąco, doraźnych interwencji, które siłą rzeczy były krótkoterminowe i nie rozwiązywały zasadniczego problemu. Nie było również perspektywy rozbudowy budynku.

Ostatecznym impulsem i inspiracją do podjęcia prac nad projektem stała się historia renowacji dzielnicy socjalnej w jednym z miast w Belgii, zrealizowana przez profesjonalne studio architektoniczne z udziałem mieszkańców⁴. Podobnie jak wiele lat wcześniej film „Cinema Paradiso” opowiadający o niewielkiej społeczności sycylijskiego miasteczka, która współuczestniczy w kulturze, stał się impulsem który zainicjował powstanie Stowarzyszenia⁵, tak i ten przykład współdecydowania stał się katalizatorem dla projektu.

Projekt „Podziel kwadrat” został podzielony na trzy etapy. Pierwszy obejmował konkurs/zadanie dla projektantów pod hasłem „układanka w przestrzeni”. Zakładał całkowitą dowolność zarówno w odniesieniu do sposobu interpretacji tematu jak i formy jego prezentacji. Drugi etap stanowiły dwudniowe warsztaty projektowania partycypacyjnego dla wybranych w pierwszym etapie projektantów oraz chętnych  – dzieci, rodziców, uczestników zajęć domu kultury INSPIRO, okolicznych mieszkańców. Projekt wieńczył finalny etap czyli „właściwy” konkurs na aranżację przestrzeni oraz wybór zwycięskiej koncepcji.

Celem projektu było nie tylko wyłonienie najlepszej, profesjonalnie przygotowanej, koncepcji aranżacji przestrzeni domu kultury, ale przede wszystkim właśnie partycypacyjny proces projektowania tej przestrzeni. O istocie projektu zadecydował jego najważniejszy element czyli wspólne warsztaty. Dzięki nim możliwe stało się poznanie potrzeb czy wręcz marzeń obecnych i potencjalnych⁶ użytkowników tej przestrzeni (w tym dzieci) oraz zaproszenie ich, by poczuli się swego rodzaju „gospodarzami”, współtwórcami miejsca. Była to też okazja do spotkania. Społeczności i architektów, osób zdobywających doświadczenie z tymi, którzy już je posiadają, dorosłych, dzieci, rodzin – ludzi⁷. Bo w końcu „Dom kultury to miejsce ludzi. Przez ludzi tworzone dla ludzi”. Zresztą właśnie ten element został też podkreślony w opisie projektu na jego stronie internetowej:

I w tym widzimy największy sens całego przedsięwzięcia – zaangażowaniu w nie społeczności lokalnej, codziennych użytkowników domu kultury. Podziel kwadrat ma być urzeczywistnieniem modnego obecnie sloganu partycypacji społecznej, który w większości przypadków pozostaje jedynie przedmiotem licznych dyskusji, nie zawsze przekładających się na realne działania.

Można to nazwać projektowaniem społecznym, partycypacyjnym, czy angażującym. Ale niezależnie od etykiety chodzi o to, że to ludzie korzystają z przestrzeni – dlatego mogą i chcą ją kształtować. Dla nich powstał Dom Kultury INSPIRO, więc tylko z nimi można go zmieniać⁸.

W wyniku podjętych działań – konkursu, warsztatów, spotkań, ale i dzięki aktywności lokalnej (i nie tylko lokalnej) społeczności oraz zaangażowaniu Stowarzyszenia – powstały profesjonalne koncepcje aranżacji przestrzeni. Zwycięski projekt „W Gaju Inspiracji” jest wartościowy nie tylko pod względem funkcjonalności ale przede wszystkim ze względu na wykorzystanie uwag, potrzeb oraz pomysłów uczestników warsztatów. Jak przyznają jego autorzy:

Udział w warsztatach był dla nas niesamowitą lekcją, podczas której zrozumieliśmy, że przy niezwykłej determinacji osób tworzących DK INSPIRO, nawet najgorsze warunki lokalowe, nawet najgorsza architektura, nie mogła być przeszkodą w osiągnięciu sukcesów. Podniszczone wnętrza budynku, którego układ przestrzenny kompletnie nie nadaje się do prowadzenia zajęć z dziećmi, nie przeszkodził w stworzeniu kipiącej energią instytucji kultury. Wnętrza są tak pełne treści Inspiro – prac dzieci, zdjęć, plakatów, narzędzi oraz pracujących i bawiących się dzieci i dorosłych, że w pewnym momencie przestaje się zauważać mankamenty budynku.

W tym momencie stało się dla nas jasne, że pracując nad naszym projektem koncepcyjnym, nie powinniśmy próbować wymyślać DK INSPIRO na nowo. Naszą rolę powinniśmy ograniczyć do uporządkowania i usystematyzowania przestrzeni budynku. Nasza propozycja architektoniczna powinna stanowić swego rodzaju tabula rasa, którą DK INSPIRO będzie mogło zapisać po swojemu.⁹

Projekt ten ostatecznie udało się zrealizować i warto go na własne oczy zobaczyć.

Rysunek 2. Zwycięski projekt ogólnopolskiego konkursu na aranżację wnętrza DK INSPIRO

Zwycięski projekt ogólnopolskiego konkursu na aranżację wnętrza DK INSPIRO / Źródło:   strona internetowa projektantów [dok. elektr.], dostęp online: http://winkle.pl/interiors/dk-inspiro-w-gaju-inspiracji/

Źródło:   strona internetowa projektantów [dok. elektr.], dostęp online: http://winkle.pl/interiors/dk-inspiro-w-gaju-inspiracji/

Wywołanie hasła partycypacji społecznej wymaga jasnego określenia grupy interesariuszy projektu „Podziel kwadrat”. Adriana Paliwoda-Mariolańska w książce poświęconej odpowiedzialności społecznej w procesie zarządzania, definiuje interesariuszy jako „jednostki lub grupy, które mogą wpływać na działania organizacji lub podlegają wpływowi działań podjętych przez organizację”¹⁰. W tym ujęciu i w odniesieniu do opisywanego projektu są to więc wszystkie osoby (fizyczne lub prawne), które mają określone oczekiwania związane z planowanymi przez Dom Kultury INSPIRO działaniami. Głównymi interesariuszami projektu była więc wspominana już wielokrotnie społeczność lokalna – nie ograniczona jedynie do uczestników zajęć, ale obejmująca też mieszkańców Podłęża i okolic (w tym Krakowa i Wieliczki, gdyż również osoby z tych okolic uczestniczyły w warsztatach), którzy w zajęciach na co dzień nie uczestniczą. Co istotne i warte podkreślenia, w działaniach projektowych uwzględniany został również głos dzieci. Motyw „puszczy” czy gaju to ich pomysł.

Ponadto interesariuszami projektu byli również sami architekci biorący udział w konkursie oraz organizator – czyli gmina Niepołomice. Ci pierwsi stanęli nie tylko przed ciekawym wyzwaniem i możliwością zdobycia nagrody finansowej ale też dzięki warsztatom zyskali możliwość innego spojrzenia na kwestie projektowania czy użyteczności. Dla Gminy, a dokładniej pracowników Urzędu, poza zwycięską koncepcją (która dotyczyła aranżacji wnętrza gminnego budynku) wartość stanowił też sam sposób realizacji projektu. Była to bowiem próbka zjawiska partycypacji w praktyce, ukazania jak można podejmować decyzje oraz jak bardzo mieszkańcy mogą być zainteresowani i zaangażowani w proces decyzyjny.

Opisywany projekt wymyka się ustrukturyzowanej analizie opartej na metodyce Project Management Institute, głównie ze względu na fakt, że de facto nigdy nie został kompleksowo spisany – choćby w postaci wniosku grantowego. Ponadto projekt ten charakteryzuje swoista nieszablonowość i z góry założona elastyczność. Mimo wszystko, na ile to możliwe, zostanie jednak przedstawiony w nurcie metodyki PMI, by umożliwić Czytelnikom uchwycenie nie tylko atmosfery i energii jaka towarzysza temu projektowi ale też istotnych i konkretnych informacji dotyczących sposobu w jaki został zrealizowany.

2. Analiza projektu

2.1 Zespół projektowy w kontekście struktury organizacyjnej¹¹ instytucji

Naturalnym skutkiem organizacji¹² działań jest powstanie struktury organizacyjnej, która bywa wymieniana jako jeden z najważniejszych elementów każdej organizacji. Choć pojęcie struktury wydaje się oczywiste i zrozumiałe, w literaturze przedmiotu nie ma jednoznacznej, powszechnie akceptowanej definicji. Uogólniając można wskazać, że poszczególne definicje albo kładą nacisk na „elementy pewnej całości i ich układ”¹³ lub akcentują „relacje zachodzące między częściami organizacji”¹⁴.

W odniesieniu do organizacji jaką jest Stowarzyszenie i Dom Kultury INSPIRO, strukturę organizacyjną najprościej jest opisać posługując się definicją autorstwa Mary Jo Hatch, według której: „pojęcie struktury dotyczy stosunków zachodzących pomiędzy częściami zorganizowanej całości”¹⁵. To owe „stosunki”, a więc: otwartość, partnerstwo, wspólnota celów a w wielu przypadkach wręcz przyjaźń, jaka łączy „części zorganizowanej całości” – czyli osoby tworzące lub współpracujące ze Stowarzyszeniem – są treścią i najważniejszym elementem struktury.

W okresie gdy realizowany był projekt „Podziel kwadrat”, Dom Kultury prowadziły i tworzyły dwie zatrudnione w nim na stałe osoby: Beata Kwiecińska i Maciej Dąbrowski¹⁶ (obecnie dołączyła do nich trzecia). Ponadto w INSPIRO pojawiali się też okresowo instruktorzy prowadzący warsztaty: zarówno studenci jak i profesjonalni tancerze, informatycy czy plastycy (właściwie każdy kto miał ciekawy pomysł i chciał go zrealizować). Struktura organizacyjna obejmowała więc dwie osoby decyzyjne zarządzające instytucją oraz grupę zmieniających się okresowo współpracowników, którzy realizowali konkretne wyznaczone odgórnie lub zaproponowane przez siebie zadania.

W bardzo podobny sposób stworzony został zespół projektowy. Jego struktura obejmowała wierzchołek (czy może bardziej odpowiedni słowem byłoby: centrum) decyzyjny oraz grupę zaangażowanych osób, z których każda miała jasno wytyczone zadania. Co oczywiste na czele zespołu stanęli główni pomysłodawcy i organizatorzy czyli wspomniani już Pani Beata i Pan Maciej. Rolę koordynatora objęła Marta Tomasiak, wówczas studentka architektury, która prowadziła w INSPIRO warsztaty na temat projektowania. Zaprzyjaźniony dziennikarz Bohdan Pękacki, wspierał projekt odpowiadając za kontakt z mediami. Ponadto, zgodnie z założeniem, do realizacji projektu zaproszeni zostali zarówno przedstawiciele różnych środowisk architektonicznych jak i osoby mające doświadczenie w projektowaniu czy pracy na rzecz różnych środowisk. Nie były to osoby przypadkowe lecz dobierane i weryfikowane na podstawie ich doświadczeń, osiągnięć czy przebiegu dotychczasowej współpracy. W „Podziel kwadrat” zaangażowane zostało więc Stowarzyszanie „Z Siedzibą w Warszawie”, przedstawiciele Stowarzyszenia Architektów Rzeczypospolitej Polskiej, pracownia architektoniczna WWAA (wówczas najbardziej rozchwytywana i uważana za najlepszą w Polsce) oraz wiceburmistrz Niepołomic Adam Twardowski, który z wykształcenia jest architektem. Zaangażowane osoby nie tylko zasiadały w jury, ale też w większości podjęły się poprowadzenia warsztatów dla lokalnej społeczności i architektów biorących udział w konkursie.

Podczas trwania projektu zespół projektowy nie ulegał zmianom – poza jednym przypadkiem Borisa Kudlička z pracowni WWAA, który nie był w stanie dojechać na warsztaty i obrady jury.

Ponadto w pewnym sensie zespół projektowy stanowiła też lokalna (czy nawet ponadlokalna) społeczność. W zaplanowanych w ramach projektu warsztatach z projektowania partycypacyjnego wzięło udział około 200 osób (dzieci, rodziców, uczestników zajęć, mieszkańców ale też obserwatorów, pracowników instytucji kultury i dziennikarzy). Mniej więcej drugie tyle uczestniczyło w zaplanowanym w trzecim etapie głosowaniu na najlepszą koncepcję. Na warsztaty obowiązywała wcześniejsza rejestracja, gdyż organizatorom zależało by podczas ich trwania (na raz pracowały trzy grupy warsztatowe) nie było zbyt ciasno a liczba osób (w stosunku do możliwości lokalowych) pozwalała na swobodną pracę. W ostateczności jednak nikt nie został odprawiony z kwitkiem – nawet jeśli o rejestracji zapomniał.

2.2 Zasoby

Pojęcie zasobów obejmuje materialne i niematerialne składowe procesu produkcji. W klasycznym ujęciu wyróżnia się cztery podstawowe grupy zasobów: ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne¹⁷. Obecnie coraz częściej okazuje się, że podział ten nie wyczerpuje faktycznych, szczególnie niematerialnych nakładów. Z tego względu powstają nowe klasyfikacje uwzględniające dodatkowo¹⁸:

• zasoby organizacyjne – odnoszące się do struktury, procedur i kultury organizacyjnej oraz komunikacji,
• zasoby relacyjne – obejmujące więzi i współdziałanie z otoczeniem,
• zasoby intelektualne – uwzględniające informacje użyteczne w procesie podejmowania decyzji.

W literaturze przedmiotu niezmiennie jako najistotniejsze wskazuje się zasoby ludzkie i nie inaczej było w przypadku projektu „Podziel kwadrat”. To właśnie zaangażowane w ten projekt osoby stanowią jego największą wartość i to w różnych aspektach. Z jednej strony cenny jest wspominany już sam proces partycypacji, współudziału i współdecydowania społeczności. Pomijając już sam proces projektowania przestrzeni, zaangażowanie mieszkańców sprawiało, że wszelkie trudności stawały się prostsze czy wręcz możliwe do pokonania. Przykładem może być choćby brak funduszy na catering. Dzięki wspólnej akcji udało się przygotować pierogi dla ponad 200 osób na dwa dni warsztatowe.  Z drugiej strony o randze i jakości projektu decydowały zaangażowane w niego osoby ze świata architektury – zarówno znani specjaliści o dużym doświadczeniu jak i mniej znani, ale za to sprawdzeniu lub mający już na swoim koncie ciekawe pomysły. Istotny dla powodzenia przedsięwzięcia był też udział osób ze strony organizatora instytucji – w tym wypadku wiceburmistrza, który z uwagi na pełnioną funkcję i wykształcenie dysponuje wiedzę na temat projektowania przestrzeni użyteczności publicznej. Z kolei wszystko to nie byłoby możliwe gdyby nie udzielająca się otoczeniu pasja, energia i wiara dwóch głównych organizatorów: Pani Beaty i Pana Macieja.

Entuzjazm pomysłodawców projektu zaszczepiany był w otoczeniu tym skuteczniej i łatwiej – gdyż Dom Kultury INSPIRO dysponował też zasobami relacyjnymi i intelektualnymi. Zasoby te miały swoje źródło w całej dotychczasowej działalności instytucji, charakteryzującej ją chęci ale i umiejętności współpracy z otoczeniem. Pani Beata i Pan Maciej podkreślają, że to zaangażowanie, zaufanie i zainteresowanie zostało nie tyle wypracowane, jako założony cel, ile się dokonało – w procesie codziennego „oddawania” uczestnikom i prowadzącym warsztaty przestrzeni Domu Kultury. Ta przestrzeń to w tym wypadku nie tylko sala baletowa czy pokoik warsztatowy ale przede wszystkim otwartość, elastyczność, życzliwość – sposób myślenia znoszący bariery i ograniczenia. W historii INSPIRO ważna jest kolejność podejmowanych działań – najpierw był pomysł, potem zaangażowanie społeczności a dopiero na końcu powstało miejsce. To właśnie dzięki temu wypracowane zostały owe zasoby relacyjne. To wcześniejsze doświadczenia, jako zasoby intelektualne, pozwoliły również w projekcie „Podziel kwadrat” zawrzeć idee partycypacji nie jako martwego sloganu ale faktycznego działania.

Realizacja projektu „Podziel kwadrat” była też możliwe dzięki zasobom rzeczowym, które umożliwiły znaczące obniżenie kosztów jego realizacji. Poza miejscem spotkania, przydało się wszystko to co jest naturalnym wyposażeniem większości domów kultury a jest też niezbędne w przypadku warsztatów plastycznych: nożyczki, kleje, farby, taśmy klejące, papier ale i kserokopiarka, drukarka, projektor czy komputer.

2.3 Budżet

Ze względu na fakt, że projekt „Podziel kwadrat” nie został nigdy wpisany w żaden formularz wniosku grantowego, wymagający precyzyjnego oszacowania kosztów – poza głównymi, najważniejszymi elementami  – budżet tego projektu nie został „oficjalnie” opracowany. Przed jego realizacją zostały zabezpieczone środki na nagrodę główną dla zwycięskiej koncepcji. Planowo była to kwota 5000 PLN, którą na rzecz przyszłego zwycięzcy zgodził się przekazać Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach¹⁹. Ostatecznie ze względu na wybór dwóch (w głosowaniu jury, w którego skład wchodził też wiceburmistrz) pierwszych miejsc  – Urząd zgodził się wypłacić dwie nagrody w wysokości 3000 PLN. Ponadto Urząd zdecydował się też pokryć koszty związane z noclegiem tutorów – czyli osób, które w ramach projektu prowadziły warsztaty (nie wszyscy zaproszeni goście korzystali z noclegu, część  – z wyboru – nocowała w Domu Kultury).

Pozostałe środki na realizację projektu zostały ocenione szacunkowo i zabezpieczone w ramach budżetu własnego Domu Kultury INSPIRO. Była to kwota 5000 PLN. Koszty poniesienie w związku z realizacją projektu obejmowały: przygotowanie projektu identyfikacji wizualnej, druk plakatów i ulotek, zwrot kosztów podróży i symboliczne wynagrodzenie dla prowadzących warsztaty, zakup materiałów promocyjnych (m.in.: zeszytów, płóciennych toreb, stempli), zakup materiałów niezbędnych do przeprowadzenia warsztatów. Ponadto INSPIRO ufundowało jedno wyróżnienie w kwocie 1000 PLN.

Największy koszt stanowił projekt identyfikacji wizualnej. Był to  – jak deklarują organizatorzy – jedyny element opłacony po pełnej cenie rynkowej. Pozostałe koszty zostały ograniczane do minimum. Cały zespół projektowy pracował nad realizacją za symboliczne stawki, lub – tak jak Pani Beata i Pan Maciej oraz de fakto Marta²⁰ i Bohdan  – wolontaryjnie. Wiele z materiałów niezbędnych do warsztatów, czyli na przykład stworzenia makiety, organizatorzy pozyskali z odzysku, bezkosztowo. Jeździli do hurtowni lub zakładów produkcyjnych i wykorzystywali otrzymane z tych miejsc „odpady” – ścinki, czy resztki z procesu produkcji (zebrane w ten sposób materiały służyły jeszcze długo uczestnikom zajęć). Na podobnej zasadzie powstały materiały promocyjne. Teczki wykonano własnoręcznie ze złożonej na pół tektury. Zeszyty, z braku funduszy na nadruk, zostały ostemplowane.

Paradoksalnie, jak twierdzi Pan Maciej, brak środków finansowych pomógł rozwiązać wiele kwestii w niekonwencjonalny, oryginalny sposób.

2.4 Czas

Zgodnie z metodyką PMI projekt rozpoczyna się z chwilą podjęcia decyzji o jego realizacji a pierwszy krok określany jako inicjalizacja projektu obejmuje wszelkie działania „przygotowawcze”²¹. W przypadku „Podziel kwadrat” ów wstępny etap obejmował pracę koncepcyjną, wybór współpracowników, nawiązanie kontaktów, zabezpieczenie środków, zaplanowanie działań oraz przygotowanie projektu identyfikacji wizualnej. Choć wydaje się to nieprawdopodobne, etap ten trwał jedynie około miesiąca (listopad 2011 roku). Jak mówią organizatorzy, tak krótki czas przygotowania projektu wynikał z faktu, iż sam pomysł kiełkował już od dawna. Złożyły się też na to wspomniane już zasoby – przede wszystkim relacyjne oraz ów zaraźliwy zapał i przekonanie, że wszystko jest możliwe. Pani Beata i Pan Maciej przyznają, że mieli też wiele szczęścia – jak choćby w kwestii projektu identyfikacji wizualnej, który już w pierwszej zaproponowanej wersji okazał się „strzałem w dziesiątkę”.

Być może znaczenie ma też fakt, że projekt był realizowany niejako w jednym ciągu, bez czasu oczekiwania niezbędnego na weryfikację i rozpatrzenie wniosku (jak w przypadku projektów grantowych). Dzięki temu ta początkowa energia nie miała czasu by się ulotnić, a poszczególne rozmowy z potencjalnymi tutorami mogły od razu dotyczyć konkretów i dat nie odległych w czasie.

Strona projektu została uruchomiona 2 grudnia 2011 roku. Pierwszy oficjalny etap obejmował okres od 5 grudnia 2011 do 5 stycznia 2012. W tym okresie architekci chcący wziąć udział w konkursie mogli nadsyłać swoje rozwiązania podanego zadania („układanka w przestrzeni”). Informacja na temat konkursu była rozpowszechniana już kilka dni przed uruchomieniem strony. Plakaty, rozwieszone dzięki pomocy znajomych, pojawiły się na wszystkich Politechnikach  i Uczelniach Artystycznych w Polsce. Do każdej z wspomnianych instytucji została też wysłana informacja drogą elektroniczną. Ponadto informacje pojawiły się na portalach  i forach internetowych poświęconych architekturze.

Warto też w tym miejscu zaznaczyć, jaki był stosunek organizatorów i koordynatora do czasu pracy. Gdy  przy uruchamiania strony internetowej projektu pojawiły się kłopoty techniczne nikt nie zerkał na zegarek. To było zadanie do wykonania i zostało zrealizowane mimo, że zajęło większą część nocy.

6 grudnia jury I etapu konkursu wybrało 7 prac wstępnych z ponad 100 nadesłanych. Ich autorzy zaproszeni zostali do drugiego etapu, który miał miejsce w weekend: 14 i 15 stycznia 2012 roku, w Domu Kultury INSPIRO w Podłężu i który stanowiły wspomniane już warsztaty.

Ostatni trzeci etap projektu trwał do 27 lutego. Do tego dnia autorzy wybrani w pierwszym etapie (którzy obowiązkowo uczestniczyli w warsztatach) nadsyłać mogli własne koncepcje aranżacji przestrzeni. Następnie odbyła się wystawa i konkurs z udziałem mieszkańców i uczestników zajęć oraz obrady jury.

Projekt zakończył się 3 marca 2012 roku uroczystym wernisażem i warsztatami przeprowadzonymi przez zwycięzców.

Osobny, niezależny harmonogram i organizacja czasu zostały opracowane dla prowadzonego na stronie projektu bloga, który sam w sobie był pełen treści i pełnił nie tylko funkcję promocyjną ale też miał inspirować i gromadzić cenne informacje. Jak zadeklarowali organizatorzy²²:

Od samego początku było jasne, że nasz „Podziel kwadrat” ma być pretekstem do szerszej dyskusji. O innowacyjnych domach kultury w Polsce, o dobrych przykładach ze świata, jasnych i ciemnych stronach partycypacji w architekturze oraz projektowaniu społecznym, czyli „dla ludzi”.

Aby łatwiej było Wam w tej ilości wątków się poruszać, publikujemy plan, którego mamy ambitny zamiar się trzymać. Bądźcie więc na bieżąco!

czwartek: fotoplastikon INSPIRO

piątek: historia INSPIRO w odcinkach

sobota/niedziela: partycypacja i projektowanie społeczne

poniedziałek: innowacyjne domy kultury w Polsce

wtorek: poszlaki konkursowe – o przestrzeni INSPIRO

środa: innowacyjne domy kultury na świecie

2.5 Jakość

Choć dla projektu „Podziel kwadrat” nie zostały opracowane żadne oficjalne dokumenty dotyczące standardów czy norm jakości, był on podporządkowany obwiązującej w INSPIRO zasadzie, którą do jakości można odnieść, a która brzmi: „najlepiej jak to tylko możliwe”. Pani Beata i Pan Maciej deklarują, że w podejmowanych wyzwaniach starają się stawiać sobie poprzeczkę tak wysoko jak tylko się da, zakładając najwyższe możliwe standardy.

Z tego względu projekt identyfikacji wizualnej „Podziel kwadrat” zrealizowany został przez profesjonalną firmę. I choć materiały promocyjne wykonane zostały w dużej mierze metodą chałupniczą całość była spójna, pomysłowa i zrealizowana z dbałością o szczegóły. Wystarczy zresztą przyglądnąć się stronie internetowej projektu. Pomijając jej wysoką estetykę i przejrzystość, warto zwrócić uwagę, że działają wszystkie podpięte do niej linki a poszczególne wpisy zostały starannie opracowane. Każda zamieszczona na stronie informacja, została zredagowana i sprawdzona przez organizatorów. Każda jest elementem zaplanowanej, spójnej całości.

W doborze współpracowników do projektu również nie było miejsca na przypadek. Zaproszono precyzyjnie dobrane, a przede wszystkim – zweryfikowane  – organizacje oraz osoby. Z każdym z tutorów organizatorzy odbyli rozmowę, która pozwoliła poznać wzajemne oczekiwania i założenia, co umożliwiło zminimalizowanie wszelkich nieporozumień czy wynikających z tego tytułu błędów. Również koordynator projektu, choć nie miał doświadczenia w tym zakresie, otrzymał swego rodzaju szansę na podstawie wcześniejszej, ponad rocznej, współpracy. Ponieważ Marta Tomasiak dała się poznać jako rzetelna i odpowiedzialna osoba, w dodatku związana z architekturą,  a więc zorientowana w temacie konkursu, organizatorzy uznali, że sprosta postawionemu przed nią zadaniu (co zresztą okazało się prawdą).

O jakości można też mówić w kontekście przedstawionych w ramach konkursu koncepcji aranżacji przestrzeni. Warto zwrócić uwagę, że zorganizowany w ramach projektu „Podziel kwadrat” konkurs był etapowy – a pierwszy z nich wcale nie polegał na przedstawieniu pomysłów związanych z modernizacją przestrzeni ale na rozwiązaniu zadania przy założeniu pełnej dowolności. W ten sposób w finałowym etapie brały udział nie przypadkowe, ale dobrane na podstawie kryterium kreatywności zespoły. Dodatkowo warunkiem udziału w ostatnim etapie było uczestnictwo w warsztatach²³. Dzięki temu każdy z projektantów dokładnie poznał nie tylko fizyczną przestrzeń ale i jej codziennych użytkowników, oraz ich marzenia, uwagi i potrzeby. Ponadto, dzięki warsztatom ze znanymi i doświadczonymi projektantami, miał też możliwość sam się czegoś nauczyć.

2.6 Komunikacja

Peter Drucker wśród siedmiu cech charakteryzujących zarządzanie wskazał, że wymaga ono komunikowania się. Jest to kwestia oczywista. W odniesieniu do komunikacji w projekcie „Podziel kwadrat”, warto się jej przyjrzeć, sięgając do „źródeł” samego pojęcia. Wywodzi się ono z łaciny od czasownika communicare, czyli  „czynić wspólnym”, który z kolei pochodzi od przymiotnika communis – wspólny. „Czynienie wspólnym” wydaje się być niezwykle trafnym opisem zarówno funkcji jak i sposobu  komunikacji w projekcie. Dotyczy to zarówno komunikacji wewnętrznej – pomiędzy osobami bezpośrednio zaangażowanymi w projekt, oraz zewnętrznej – z mieszkańcami, uczestnikami zajęć i architektami.

Jak już zostało wspomniane pierwsze, osobiste rozmowy z członkami zespołu projektowego odbyły się jeszcze podczas etapu inicjalizacji. Dzięki temu, po tych pierwszych spotkaniach, komunikacja odbywała się już według precyzyjnie zaplanowanego schematu. Wykorzystana w tym celu została platforma Google. Za jej pośrednictwem każdy z członków zespołu projektowego miał dostęp do wszystkich najważniejszych informacji i dokumentów. Opracowany został katalog zadań wraz z określeniem kto jest za nie odpowiedzialny. Ponadto każdy dysponował swoim folderem, w którym na bieżąco umieszczane były najważniejsze informacje czy też uwagi (każdy z członków zespołu miał dostęp do wszystkich katalogów i folderów). Było to ważne z uwagi na fakt, że komunikacja z większością zespołu musiała odbywać się na odległość. Trzy osoby najbardziej zaangażowane w projekt a więc organizatorzy i koordynator – widzieli się na co dzień, więc pomiędzy tą trójką wszystkie niezbędne informacje były przekazywane i ustalane bezpośrednio. Organizatorzy wspominają, że wspólnie z koordynatorką przegadali dziesiątki godzin, omawiając kolejne zadania i wyzwania projektu.

Precyzyjne określony został też plan komunikacji zewnętrznej – informacje o konkursie trafiły do wszystkich uczelni kształcących architektów, zostały umieszczone na najważniejszych portalach i forach architektonicznych. Patronat medialny nad konkursem objął serwis architektoniczny Bryła.pl.

Z perspektywy czasu, organizatorzy odczuwają pewien niedosyt w zakresie promocji samego projektu „Podziel kwadrat” – jako idei owego „czynienia wspólnym” przestrzeni Domu Kultury. Najbliższe, najbardziej zainteresowane zmianą, otoczenie INSPIRO otrzymało informacje zarówno bezpośrednio – podczas rozmów, zajęć jak i za pośrednictwem strony internetowej, wzmianki w Dzienniku Polskim, na portalu poświęconego Niepołomicom i oczywiście plakatów oraz ulotek. Informacje rozchodziły się też „pocztą pantoflową” – która, jak pokazuje praktyka, w przypadku Domu Kultury INSPIRO działa bardzo sprawnie i przynosi znakomite rezultaty. W ocenie organizatorów projekt mógł być jednak szerzej rozpropagowany, choćby jako przykład „dobrej praktyki” czy w ogóle  – praktyki – partycypacji. W tamtym okresie nikt jednak o tym nie myślał, skupiając się na owym „uwspólnianiu” idei w najbliższym otoczeniu.

2.7 Kontrola, monitoring

Sprawna komunikacja, jasny podział obowiązków ale i pewna otwartość wpłynęły na fakt, że projekt był niejako nieustannie kontrolowany przez wszystkie współtworzące go osoby. Nie było dokumentów wskazujących normy – każdy z uczestników monitorował projekt z perspektywy własnej wiedzy i doświadczeń. Dzięki temu poprzez uwagi wpisywane na bieżąco w poszczególnych katalogach (za pośrednictwem platformy Google)  – obserwacji i ewentualnej interwencji podlegały różne aspekty projektu. Co istotne, jak podkreślają organizatorzy, w ich opinii nikt nie bał się krytyki ani nikt nie bał się krytykować. Z zasady każda uwaga musiała być konstruktywna – dzięki temu udało się uniknąć większych konfliktów czy nieporozumień.

2.8. Zarządzanie zmianą w projekcie

Hasło zarządzanie zmianą równie mocno nie przystaje co pasuje do opisywanego projektu „Podziel kwadrat”. Z jednej strony przy skali i liczbie zaangażowanych osób trudno byłoby wskazać skomplikowane procesy obejmujące zmianę. Projekt z założenia, choćby poprzez jedynie częściowe zabezpieczenie środków finansowych, cechowała duża elastyczność. Poszczególne działania i zadania nie musiały ściśle odpowiadać przygotowanemu wcześniej harmonogramowi (poza najważniejszymi, podanymi do publicznej wiadomości datami), gdyż nikt nie oczekiwał na końcowy raport. Nie oznacza to, że podczas realizacji projektu panował chaos a zaangażowane osoby nie przestrzegały ustalonych założeń. Wręcz przeciwnie. W ustalone ramy, wpisywane były na bieżąco weryfikowane zadania, które w mniejszym lub większym stopniu odbiegały od początkowych wyobrażeń. Nie można jednak powiedzieć czy poszczególne działania zostały zrealizowane gorzej czy lepiej niż zakładano. Każdy pracował najlepiej jak umiał w danych okolicznościach i przy ówczesnych zmiennych.

Z drugiej strony sam projekt – zgodnie z przyświecającą mu ideą to w pewnym sensie zarządzanie zmianą w pigułce. Zmianie podlegał nie tylko sposób myślenia o procedurze podejmowania decyzji ale i samym projektowaniu. Podczas warsztatów rozmawiano nie o ograniczeniach i budżecie ale potrzebach i marzeniach. Architekci nie byli w żaden sposób ograniczenie kryterium finansowym – mieli stworzyć idealną ich zdaniem, wymarzoną koncepcję. Najpierw powstał projekt modernizacji przestrzeni, problem zdobycia środków na jego realizację zostawiono na później.

3. Podsumowanie

Projekt „Podziel kwadrat” został zrealizowany choć nikt nie wypełnił żadnego wniosku, nikt nie opisał celów, rezultatów, interesariuszy. Nie oznacza to, że projekt nie został wcześniej dokładnie przemyślany i precyzyjnie zaplanowany lub że wypełnianie wniosków jest czymś niewłaściwym. Wręcz przeciwnie. To jest po prostu przykład na to, że można realizować pomysły, plany i marzenia trochę inaczej. Istotna jest świadomość celu – o który, nie bez powodu, pada pytanie w każdym dostępnym formularzu wniosku.  Organizatorzy „Podziel kwadrat” dokładnie wiedzieli co i dlaczego chcą osiągnąć. Pani Beata i Pan Maciej oparli się na własnych doświadczeniach i potrzebie: nie ich – lecz społeczności, nie wymyślonej – lecz wysłuchanej. A potem zaczęli działać.

Ostatnie zdanie wpisane na stronie internetowej projektu brzmi: „Razem zbudujemy piękny dom kultury”. I zbudowali. Ale to już zupełnie inna historia.

---

¹ Ze względu na dużą liczbę domów kultury a brak dokumentów zbiorczo opisujących formy ich funkcjonowania trudno jednoznacznie zweryfikować tę hipotezę.

² Por.: Białek-Graczyk M., Dlaczego postanowiliśmy zrobić zoom na dom kultury? [w:] Zoom na dom kultury [dok. elektr.], dostęp online: http://e.org.pl/publikacje/zoom.pdf

³ Bazę lokalową Domu Kultury stanowiły tylko jedna duża sala i dwie malutkie oraz wąski korytarz.

⁴ Projekt Wu Wei zrealizowany przez studio Basta w centrum Kortrijku

⁵ Kowalska, A. Domy z kulturą: z miłości do miejsc z sympatii do ludzi, „Wysokie obcasy” dodatek do „Gazety Wyborczej”, 16.05.2013, [dok. elektr.], dostęp online: http://www.wysokieobcasy.pl/wysokie-obcasy/1,80530,13838733,Domy_z_kultura__z_milosci_do_miejsc__z_sympatii_do.html

⁶ W warsztatach mógł uczestniczyć każdy – nie tylko uczestnicy prowadzonych w INSPIRO zajęć.

⁷ Kwiecińska, B., Dąbrowski, M. (2013), Dom kultury. Miejsce ludzi., [w:] Lokalne Centrum kultury. Zrób to z innymi., Kraków, Wydawnictwo MIK, s. 19.

⁸ O konkursie, strona internetowa projektu, [dok. elektr.], dostęp online:  http://www.podzielkwadrat.pl/

⁹ Baszyński, P., Biała, E., DK INSPIRO – W Gaju Inspiracji, [dok. elektr.], dostęp online:  http://winkle.pl/interiors/dk-inspiro-w-gaju-inspiracji/

¹⁰ Paliwoda –Matiolańska, A. (2009), Odpowiedzialność społeczna w procesie zarządzania przedsiębiorstwem Warszawa, Wydawnictwo C.H. Beck, s. 57.

¹¹ Zakrzewska –Bielawska, A. (2012), Podstawy zarządzania, Warszawa, Oficyna Wolters Kluwer, s. 253.

¹² Wystarczy przywołać choćby klasyczny model organizacji wg. H.J. Leavitta, którym jednym z czterech podstawowych elementów jest właśnie struktura organizacji.

¹³ Zakrzewska –Bielawska, A. (2012), Podstawy zarządzania, op.cit.

¹⁴ Ibidem

¹⁵ Hatch, M.J. (2002), Teoria organizacji, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN, s.167.

¹⁶ Beata Kwiecińska (formalnie kierowniczka) i Maciej Dąbrowski w kontaktach z otoczeniem unikają wszelkich tytułów. Wszyscy ich znają jako Panią Beatę i Pana Maćka. Nawet na oficjalnych wizytówkach zamiast „dyrektor domu kultury” widnieje „Pani Beatka”. Maciej Dąbrowski posługuje się podobnym kartonikiem z prostym: „Pan Maciek”. Z tego względu w niniejszym tekście te dwie osoby będą określane tak jak sobie tego życzą i jak na co dzień są nazywane.

¹⁷ Por.: Griffin, R. (2002), Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN, s. 36.

¹⁸ Zakrzewska –Bielawska, A. (2012), Podstawy zarządzania, Warszawa, Oficyna Wolters Kluwer, s. 26.

¹⁹ Warto raz jeszcze podkreślić, że budynek DK INSPIRO należy do Gminy, więc gmina przekazywała własne środki nie tyle domowi kultury ile konkretnemu architektowi w zamian za koncepcją aranżacji przestrzeni (biorąc pod uwagę ceny rynkowe przygotowania tego typu projektów – była to naprawdę atrakcyjna stawka).

²⁰ Marta Tomasiak przez cały okres trwania projektu prowadziło w INSPIRO zajęcia. Jej praca jako koordynator projektu została rozliczona już po jego zakończeniu. Wynagrodzenie za prowadzenie zajęć zostało zwiększone o symboliczną kwotę.

²¹ Por.: Kożmiński, A., Piotrowski, W. (2002), Zarządzanie. Teoria i praktyka, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN, s. 457.

²² Por.: „Bądź na bieżąco” [dok. elektr.], dostęp online: http://www.podzielkwadrat.pl/

²³ Wszystkie te kwestie zostały opisane w regulaminie konkursu zamieszczonym na stronie internetowej projektu.

²⁴ Adair J.: Anatomia Biznesu. Komunikacja. Studio EMKA, Warszawa 2000, s.

4. Bibliografia

• Adair J.: Anatomia Biznesu. Komunikacja. Studio EMKA, Warszawa 2000.
• Baszyński, P., Biała, E., DK INSPIRO – W Gaju Inspiracji, [dok. elektr.], dostęp online:  http://winkle.pl/interiors/dk-inspiro-w-gaju-inspiracji/
• Białek-Graczyk M., Zoom na dom kultury [dok. elektr.], dostęp online: http://e.org.pl/publikacje/zoom.pdf
• Griffin, R. (2002), Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN.
• Hatch, M.J. (2002), Teoria organizacji, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN.
• Kowalska, A. Domy z kulturą: z miłości do miejsc z sympatii do ludzi, „Wysokie obcasy” dodatek do „Gazety Wyborczej”, 16.05.2013, [dok. elektr.], dostęp online: http://www.wysokieobcasy.pl/wysokie-obcasy/1,80530,13838733,Domy_z_kultura__z_milosci_do_miejsc_z_sympatii_do.html
• Kożmiński, A., Piotrowski, W. (2002), Zarządzanie. Teoria i praktyka, Warszawa, Wydawnictwo Naukowe PWN.
• Kwiecińska, B., Dąbrowski, M. (2013), Dom kultury. Miejsce ludzi., [w:] Lokalne Centrum kultury. Zrób to z innymi., Kraków, Wydawnictwo MIK.
• Paliwoda –Matiolańska, A. (2009), Odpowiedzialność społeczna w procesie zarządzania przedsiębiorstwem Warszawa, Wydawnictwo C.H. Beck.
• Zakrzewska –Bielawska, A. (2012), Podstawy zarządzania, Warszawa, Oficyna Wolters Kluwer.

5. Literatura uzupełniająca

• Białek J., Tu żyrafy wychodzą z szafy, „Dziennik Polski”, 22.02.2014, [dok. elektr.], dostęp online: http://www.dziennikpolski24.pl/artykul/3341347,tu-zyrafy-wychodza-z-szafy,id,t.html
• Białek J., To była architektoniczna burza mózgów, „Dziennik Polski”, 16.01.2012, [dok. elektr.], dostęp online: http://www.dziennikpolski24.pl/artykul/3107988,to-byla-architektoniczna-burza-mozgow,id,t.html
• Białek J., Zbudowali miasteczko, „Dziennik Polski”, 21.01.2011, [dok. elektr.], dostęp online: http://www.dziennikpolski24.pl/artykul/3109820,zbudowali-miasteczko,id,t.html
• Kwiecińska, B., Krzywicka, K., Dąbrowski, M., Wierzymy w krasnoludki, nie w zysk, „Kultura enter”, [dok. elektr.], dostęp online: http://kulturaenter.pl/wierzymy-w-krasnoludki-nie-w-zysk/2013/09/
• Strona internetowa projektu:  http://www.podzielkwadrat.pl/ – w tym regulamin konkursu.
• Strona wydarzenia Facebook: https://www.facebook.com/events/151106061659539/